Recomendaciones para planificar el servicio de Interpretación simultánea en una conferencia internacional

En estos tiempos en los que nos piden organizar un evento o conferencia internacional con tan poca anticipación conviene saber cómo proceder a coordinar e implementar un servicio de interpretación de conferencias de calidad cuando estamos frente a un evento con expositores o participantes de diferentes lenguas y qué pasos hay que seguir  para que el resultado final sea el que deseamos: que la comunicación lingüística e intercultural de su evento internacional sea un éxito.

Tome en cuenta las siguientes recomendaciones para planificar el servicio de interpretación simultánea en una conferencia internacional:

  • Seleccione a la agencia de traducción e interpretación por su experiencia profesional en la prestación del servicio, la calificación de los intérpretes así como el nivel de profesionalismo que muestre desde el primer contacto.  Solicite una reunión y explique los pormenores de la conferencia: nombre y tema del evento, fechas, locación, horarios por día, procedencia de los expositores y número de participantes así cómo combinación de idiomas (inglés a español, portugués a español, entre otros) de la conferencia.
  • Familiarícese con el proceso detrás del servicio de interpretación de conferencias y su funcionamiento: La modalidad de interpretación simultánea para conferencias es la más recomendada puesto que facilita la comunicación en tiempo real y sin interrupción para expositor(es) o participantes.  En una cabina insonorizada, los intérpretes simultáneos, transmiten oralmente el mensaje del expositor de un idioma a otro,  y el público recibe este mensaje en tiempo real a través de receptores de audio personales. Recuerde que la intensa actividad intelectual del intérprete exige el trabajo por turnos, por ello siempre deberán trabajar 2 intérpretes profesionales con experiencia por cabina del mismo idioma. De no cumplirse este requerimiento en una conferencia que supere las 2 horas la calidad de la interpretación podría verse perjudicada.
  • Los intérpretes de conferencias suelen trabajar para gran variedad de clientes y públicos, en múltiples reuniones sobre temas que van desde la economía y las finanzas hasta el derecho, la política o las ciencias, pasando por las tecnologías de la información, los deportes, la teología o la medicina. Es muy importante facilitarles con anticipación toda la documentación e información relacionada con la conferencia (agenda, presentación de expositores y sitios web de la organización) lo cual les permitirá familiarizarse con el tema específico de su evento y prepararse debidamente en la terminología especializada, antecedentes del tema en cuestión así como en los nombres propios y cargos de personas y entidades participantes.
  • En cuanto al uso de tecnología durante la conferencia, coordine con los intérpretes previamente si se hará uso de videoconferencias o livestreaming.  En este caso, deberá verificarse con anticipación la calidad del sonido y la interconexión con la cabina de interpretación.  En el caso de presentar videos en otra lengua, será recomendable subtitularlos y, de no ser posible, es imprescindible que los intérpretes los vean antes para conocer su contenido o contar con el guion del mismo.
  • Coordine con anticipación la instalación de la cabina insonorizada para intérpretes y prueba de sonido un día antes del evento en la sala de conferencias respectiva. Tenga en cuenta que de requerirse la interpretación a más de 2 idiomas necesitará utilizar el sistema multicanal de interpretación simultánea.
  • El día del evento, tanto el personal técnico de sonido como los intérpretes deberán llegar con suficiente anticipación para volver a realizar las últimas pruebas necesarias, recibir presentaciones o agendas actualizadas, conocer a los expositores e intercambiar ideas acerca de la dinámica del evento.
  • La adecuada selección del proveedor y la debida planificación de este servicio especializado le garantizarán que la comunicación lingüística e intercultural de su evento internacional sea un éxito.

Lic. Katherine Mujica
Traductora–Intérprete / Comunicadora Social
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